Двуминутни технически трикове: Започнете годината с чиста входяща кутия

Имейлът смърди. Добре, не е толкова лошо, но бих предпочел да свърша нещата лично, във видео среща или в чат. Моето основно правило: Ако влезем в имейл напред-назад, аз се обаждам на вас вместо полезно, доколкото може да бъде. За мен това започва с моя годишен ритуал: изчистване на цялата стара поща от предходната година. Опитайте.

Изпробвайте безплатния ми ежедневен технически бюлетин The Current. Написано от мен, а не от изкуствен интелект – и имейл, който наистина ще искате да прочетете!

Трикът е прост: Архивирайте входящата си поща

Ще се изненадате колко ефективно е това, за да ви върне малко цифрово пространство.

Изменението на имейли се състои на измамници, подправящи адреси на податели, които изглеждат подобни на вашите, което им позволява да заобикалят филтрите за нежелана поща и да разпространяват вреден злонамерен софтуер или да искат пари от нищо неподозиращи жертви. (CyberGuy.com)

И така, какво архивиране на имейли? По принцип това поддържа запис на всичко, което сте изпратили и получили — така че винаги ще имате копие на всичките си съобщения и прикачени файлове — но те няма да стоят във входящата ви кутия.

Разбира се , можете да съхранявате всичките си имейли във внимателно сортирани папки, но какви са шансовете всъщност да поддържате това ниво на организация? Архивирането е страхотен подарък, който да си направите за новата година. Освен това, това е лесна за изпълнение новогодишна резолюция. Просто щракнете върху няколко бутона и животът ви вече е по-лесен!

Следвайте тези стъпки, за да архивирате в Gmail

Първо отворете акаунта си в Gmail на компютър и щракнете върху папката Inbox отляво.По-горе вашите имейли, има празно квадратче за отметка. Щракнете върху малката стрелка до него и изберете Всички. Това избира само разговорите, видими на екрана. За да изберете всичките си имейли, щракнете върху Избор на всички (брой) разговори във входящата кутия. След това натиснете иконата за архив (папка със стрелка, сочеща надолу).

Gmail ще отнеме известно време, за да обработи вашата заявка. Бъди търпелив. Може да се наложи да направите тази стъпка няколко пъти, за да получите всичко.

След като архивирате съобщение, можете да натиснете Цялата поща отляво, точно под Входяща кутия и вашата други имейл папки, за да го намерите. Най-добре е да търсите по термин, за който знаете, че е бил в имейла, или по подателя.

Използвате Apple Mail? Ето какво да направите

Отворете приложението Mail на вашия Mac. Прегледайте входящата си кутия или други папки и намерете тези имейли, които искате да скриете. Щракнете върху имейл, за да го изберете, или ако имате няколко, задръжте клавиша Command и щракнете върху всеки, който искате да архивирате. Имате ли бутон „Архивиране“ (прилича на малка кутийка) на лентата с инструменти? Просто щракнете върху това и сте златен. Няма бутон? Няма проблем. Кликнете върху „Съобщение“ в горната част, след което изберете „Архив“ от падащото меню. Ако обичате преките пътища, просто натиснете Control + Command + A и тези имейли ще се ципират направо в архива ви. Къде отидоха? Преминете към папката „Архив“. Намира се в страничната лента под „Пощенски кутии“. Имате повече от един имейл акаунт? Всеки от тях има своя собствена архивна папка.

Когато трябва да намерите отново тези имейли, просто щракнете върху тази папка „Архив“ по всяко време. Всички ваши архивирани имейли са там, готови, когато сте и вие.

Човек държи iPhone (Fox News Digital)

Как да архивирате имейли в Microsoft Outlook

Microsoft Outlook не поставя архивираните съобщения в отделна папка. Вместо това те ще отидат направо във файл с данни, до който имате достъп, когато пожелаете.

Изберете Файл > Инструменти за почистване > Архив, след което натиснете Архивиране на тази папка и всички подпапки. Изберете папката, която искате да архивирате. В този случай вашата входяща кутия. Под Архивиране на елементи, по-стари от, въведете вашата дата. Например, може да искате да архивирате всичко преди 2012 г. След това поставете отметка в квадратчето, което гласи Включване на елементи с „Не автоматично архивиране“. Щракнете върху OK и сте готови.

Ще видите, че имейлите изчезват от вашата входяща кутия и подпапки. Сега те ще бъдат под заглавието Архив.

Входящата ви кутия трябва да е чиста като свирка

Сега, когато знаете тайната ми, входящата ви кутия е сигурна да изглеждате много по-чисти, за да започнете новата година. Притеснявате се, че сте пропуснали нещо? Ето моят съвет: Ако е наистина важно, този човек ще ви изпрати имейл отново.

Като странична бележка, не забравяйте, че дори ако архивирате имейли, те могат да бъдат призовани за съдебни дела. Ние не даваме правни съвети, така че е най-добре да се консултирате с адвокат, ако имате въпроси по този въпрос.

Използвате ли Yahoo? Имам стъпки за архивиране тук на уебсайта.

Имейл на вашия лаптоп (Cyberguy.com)

Продължавайте да поддържате техническите си познания 

Моят популярен подкаст е наречен „Ким Командо днес“. Това са солидни 30 минути технически новини, съвети и обаждащи се с технически въпроси като вас от цялата страна. Търсете го навсякъде, където получавате своите подкасти. За ваше удобство натиснете връзката по-долу за скорошен епизод.

ИЗБОР НА ПОДКАСТ: 

Освен това, моите технически решения за 2024 г. и начини AI да ви помогне да изработите вашите. Калифорния забранява този изключително странен продукт от Amazon - и да, той включва магарета. Таблетът Peloton остаря и имам пет технологични съвета за ваканционно пътуване.

Вижте моя подкаст „Kim Komando Today“ в Apple, Google Podcasts, Spotify или любимия ви подкаст плейър.

Слушайте подкаста тук или откъдето и да получите своите подкасти. Просто потърсете моето фамилно име „Командо“.

Звучи като технологичен професионалист, дори и да не сте! Награденият популярен водещ Ким Командо е вашето тайно оръжие. Слушайте на 425+ радиостанции или вземете подкаста. И се присъединете към над 400 000 души, които получават нейния безплатен 5-минутен ежедневен имейл бюлетин.

Авторско право 2024, WestStar Multimedia Entertainment. Всички права запазени.